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住民票の写しや戸籍謄本等の交付に係る『本人通知制度』の実施について
『本人通知制度』の実施について
宇和島市では平成26年12月1日から、住民票の写しや戸籍謄本等の交付に係る『本人通知制度』を実施しています。
平成28年7月1日から、希望者には電子メールで通知を送信できるようになりました。
1.本人通知制度とは
事前に登録した方の住民票の写しや戸籍謄本などの証明書を、本人等の代理人や第三者に交付したときに、交付した事実を郵便でお知らせする制度です。この制度により、証明書の不正請求の早期発見や抑止効果を図ることができ、個人の権利の侵害防止につながります。
通知の対象となる証明書は?
以下の証明書が対象です。
- 住民票(除票)の写し
- 住民票記載事項証明書
- 戸籍の附票(除票)の写し
- 戸籍（除籍）謄本・抄本改製原戸籍謄本・抄本
- 戸籍記載事項証明書
誰に交付したときに通知するの？
本人等の代理人や第三者からの請求に対して交付したときに通知します。
本人等とは？
住民票関係においては「本人及び同一世帯の者」、戸籍関係においては「戸籍に記載のある者またはその配偶者、直系親族」をいいます。
代理人請求とは？
本人等からの委任状等により代理権を明らかにして請求する場合をいいます。
第三者請求とは？
上記以外の者（個人、法人、弁護士・司法書士等の特定事務受任者）からの請求をいいます。※第三者（個人や法人）であっても、目的や理由により申出を相当と認めた場合には交付できます。
2.本人通知制度の流れ
3.登録できる方
- 宇和島市に住民票がある（または過去にあった）方
- 宇和島市に本籍がある（または過去にあった）方
4.登録方法
市役所の開庁時間内に市役所1階市民課または各支所市民保険係・宇和海支所・各出張所で申請できます。
登録手続きに必要なもの
- 宇和島市本人通知制度事前登録申込書
- 窓口に来られる方の本人確認書類（マイナンバーカードや運転免許証など顔写真付きのものは1点、保険証などは2点必要です。）
- 代理人（本人以外）の場合
- 法定代理人・・・(2)
- 任意代理人・・・(2)に加えて委任状
※市外にお住まいの方ややむを得ない事情で窓口での申し込みができない場合は、郵送での手続きもできますので、事前にお問い合わせください。
登録の有効期間
- 登録日から3年を超えた年の12月31日までです。
- 登録の更新は、期間満了の1ヶ月前から申請できます。
- 有効期間中に登録内容に変更が生じたとき、または登録を廃止しようとするときは届出が必要です。
5.交付通知書について
本人等の代理人や第三者に対して証明書を交付したときは、事前登録者に交付通知書を郵送します。
電子メールでの通知を希望した人には、電子メールを送信します。電子メールで通知できなかった人には、これまで通り郵便で交付通知書を送ります。
通知内容
・交付年月日
・証明書の種別及び通数
・交付請求者の種別
【次の場合は通知しません】
- 本人等からの請求に対して交付した場合
- 国または地方公共団体からの請求により交付した場合。
- その他、市長が特別な事情があると認めた場合
※宇和島市個人情報保護条例に基づき、自己に係る個人情報の開示を請求することはできます。ただし、同条例の規定の範囲内での開示となります。請求者の氏名、住所等は開示することができません。
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